Preguntas frecuentes completas para empleadores sobre huracanes y otros desastres en el lugar de trabajo: edición 2023
HogarHogar > Blog > Preguntas frecuentes completas para empleadores sobre huracanes y otros desastres en el lugar de trabajo: edición 2023

Preguntas frecuentes completas para empleadores sobre huracanes y otros desastres en el lugar de trabajo: edición 2023

Jun 26, 2023

Perspectivas

8.25.23

Este conjunto detallado de preguntas frecuentes, completamente actualizado para 2023, aborda los problemas relacionados con el lugar de trabajo que enfrentan los empleadores tras los desastres relacionados con los huracanes. Además de las obligaciones legales que debe considerar, esta Información también aborda las preguntas prácticas que surgen con mayor frecuencia durante la preparación y después de las tormentas. La información contenida aquí podría ser valiosa más allá de la actual temporada de huracanes y puede resultar útil después de cualquier catástrofe natural. ¿Cuáles son los problemas más críticos que debe tener en cuenta durante la preparación y la recuperación?

TABLA DE CONTENIDO

1. CUESTIONES DE SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO

¿OSHA relajará la aplicación de sus diversas normas de seguridad en el lugar de trabajo debido a la interrupción masiva asociada con un huracán?

La Administración de Salud y Seguridad Ocupacional (OSHA) no puede decirle a los empleadores que ignoren o violen las regulaciones o estándares de consenso de OSHA, incluso ante tal interrupción. En el caso de huracanes, tornados y ventiscas anteriores, OSHA movilizó a sus Oficiales de Cumplimiento e Higienistas Industriales para brindar “asistencia de cumplimiento” durante el período de limpieza inicial y no se centró significativamente en emitir citaciones. Por supuesto, el énfasis de OSHA en la asistencia sobre el cumplimiento no significa que se deban tomar atajos en materia de seguridad incluso ante una necesidad tan extrema.

¿En qué momento los empleados son más vulnerables?

Las mayores amenazas en la mayoría de los lugares de trabajo se presentan durante la fase de limpieza y cuando se reinician las actividades. Esto se debe a que los empleados se enfrentan a circunstancias inusuales y, a menudo, realizan tareas diferentes a las de sus trabajos habituales. Anime a sus empleados a pensar antes de actuar. Si su trabajo implicará tareas no rutinarias, antes de que los empleados realicen el trabajo, debe realizar un Análisis de riesgos laborales (JHA) para determinar los posibles peligros y luego proporcionar capacitación y equipo de protección personal (PPE) para mitigar cualquier peligro identificado en el JHA. . Por último, asegúrese de que usted y sus empleados estén alerta a los peligros que plantea la fatiga. Aconseje a sus empleados que eviten saltarse comidas y asegúrese de que se mantengan bien hidratados.

¿Puede un empleado negarse a trabajar por motivos de seguridad relacionados con el huracán?

OSHA instruye expresamente a los empleados a acercarse primero a su empleador cuando crean que las condiciones de trabajo son inseguras o insalubres. Sin embargo, si la condición presenta claramente un riesgo de muerte o daño físico grave y no hay tiempo suficiente para que OSHA realice la inspección, el trabajador puede tener el derecho legal de negarse a trabajar en una situación en la que estaría expuesto al peligro. Por lo tanto, los empleados están protegidos si se niegan a realizar un trabajo y creen de buena fe que están expuestos a un peligro inminente. Además, los empleados también pueden estar protegidos bajo la Ley Nacional de Relaciones Laborales por participar en una “actividad protegida concertada” cuando indican que su negativa a trabajar o su queja es en nombre de otros empleados o sobre un tema de interés para otros empleados. En estas circunstancias, un empleador puede tener derecho a “reemplazar permanentemente” al empleado, pero la disciplina o el despido pueden ser ilegales. Si se encuentra en una situación en la que un empleado se niega a trabajar debido a los peligros relacionados con los huracanes, consulte con su asesor legal antes de tomar medidas disciplinarias.

¿Cuáles son algunos de los peligros de seguridad específicos de los huracanes que debemos tener en cuenta al comenzar la limpieza?

Las hojas informativas de OSHA brindan las siguientes recomendaciones en situaciones relacionadas con huracanes:

¿Hay áreas con más probabilidades que otras de ser citadas por OSHA?

Cada año, OSHA emite una gran cantidad de citaciones según las normas de comunicación de peligros, andamios, PPE y protección contra caídas, todas las cuales pueden estar implicadas en los esfuerzos de recuperación. Por ejemplo, los empleados pueden estar expuestos a derrames de productos químicos o realizar “tareas no rutinarias”, como limpiar pisos con lejía, lo que puede requerir la obtención de nuevas Hojas de datos de seguridad (SDS) y la capacitación adicional en comunicación de peligros. De manera similar, pueden ser necesarios temporalmente guantes, máscaras contra el polvo y respiradores, lo que puede requerir JHA documentados, capacitación y cumplimiento de los amplios requisitos de la norma de protección respiratoria de OSHA.

¿Necesito vacunar a mis empleados contra diversas enfermedades?

Después de los recientes huracanes, los CDC inicialmente declararon que las inoculaciones contra el tétanos y la difteria pueden ser necesarias, así como una serie de vacunas contra la hepatitis B para las personas que brindarán atención directa al paciente o que de otro modo se espera que tengan contacto con fluidos corporales. Los CDC han proporcionado información sobre las vacunas recomendadas para el personal de respuesta a desastres.

Al igual que durante las limpiezas de huracanes anteriores, los empleadores deben estar preparados para seguir las pautas de la Norma sobre patógenos transmitidos por la sangre en caso de exposición al agua y material de desecho que posiblemente contenga sangre u otro material potencialmente infeccioso. Los CDC recomiendan la vacuna contra la hepatitis A para muchas personas que viven en áreas afectadas, pero no para el personal de emergencia. Se anima a las personas que ayudan con la limpieza a recibir una dosis de toxoide tetánico-diftérico si no han recibido una vacuna de refuerzo en 10 años. Si se prevé contacto con sangre u otros fluidos corporales, la vacuna contra la hepatitis B también puede ser apropiada.

¿Hay recursos adicionales que recomendaría revisar?

2. BAJAS DE EMPLEADOS

¿Deberíamos proporcionar licencia familiar y médica en situaciones relacionadas con huracanes?

Los empleados que soliciten tiempo fuera del trabajo posiblemente podrían estar protegidos por la Ley de Licencia Médica y Familiar (FMLA), o por las leyes estatales y locales, en la medida en que desarrollen una condición de salud grave o necesiten cuidar a un miembro de la familia con dicha condición, y de lo contrario cumple con los requisitos de elegibilidad. Incluso en ausencia de dicha protección, sus políticas internas pueden extender la protección a dichas personas. Por supuesto, nada le impide conceder voluntariamente un permiso a un empleado en ausencia de cualquier obligación legal.

Uno de mis empleados ya estaba de licencia FMLA en el momento en que tuvimos que suspender las operaciones. ¿Cómo debemos manejar la licencia ahora?

Aunque ciertos estados pueden imponer mayores obligaciones que la ley federal, ninguno de los ocho estados más comúnmente afectados por huracanes (Alabama, Florida, Georgia, Luisiana, Mississippi, Carolina del Norte, Carolina del Sur y Texas) tiene leyes de ese tipo. Esto significa que la FMLA regirá las obligaciones de licencia en estas áreas para los empleados de empresas privadas.

La ley federal deja claro que los empleados con licencia FMLA calificada no tienen mayores derechos, beneficios o protecciones que los que tenían antes de tomar la licencia. Si bien las regulaciones de la FMLA brindan poca orientación con respecto a sus obligaciones en el contexto de un desastre natural, sí dejan en claro que, si un empleado es despedido legítimamente mientras está bajo licencia FMLA, entonces su responsabilidad de continuar con la licencia, mantener los beneficios de salud o incluso restaurar el empleado podrá cesar en ese momento. Por supuesto, esto excluye cualquier obligación conflictiva en virtud de un acuerdo de negociación colectiva, un manual del empleado o de otro tipo. Por analogía, lo mismo debería aplicarse a un empleado cuya asignación laboral ha sido suspendida debido a cualquier otro evento intermedio, incluido un desastre natural como un huracán.

No obstante, es responsabilidad del empleador demostrar que el empleado habría sido despedido (o despedido por falta de trabajo) durante el período de licencia FMLA y, por lo tanto, no tendría derecho a recuperar su empleo. Sin embargo, si los empleados despedidos establecen que habrían sido reincorporados, reasignados, transferidos o se les habría permitido trabajar a distancia si no hubieran tomado la licencia FMLA, entonces pueden presentar un reclamo de interferencia FMLA. Las regulaciones de la FMLA establecen además que cualquier período en el que se hayan suspendido las actividades comerciales y no se espere que los empleados se presenten a trabajar no se puede contar contra el derecho de 12 semanas de la FMLA del empleado.

El mejor enfoque es tratar a los empleados como lo haría con cualquier otro empleado en sus clasificaciones laborales. Si a un compañero de trabajo en una situación similar se le permite teletrabajar o transferirse a otro lugar, entonces los beneficios para el empleado que califica según la FMLA deben continuar hasta que se haya agotado el derecho a licencia de 12 semanas. En ese momento, sus políticas de licencia existentes dictarían cualquier obligación continua. En determinadas situaciones, según se evalúe caso por caso, la licencia adicional no remunerada también puede estar disponible para los empleados discapacitados como una forma de adaptación razonable según la Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA).

Varios de nuestros empleados han sido llamados a servir como trabajadores de socorro para ayudar con la devastación del huracán. ¿Leyes como USERRA los protegen como lo harían con los miembros de la Guardia Nacional, los reservistas y otros miembros de los servicios uniformados?

Probablemente si. La Ley de Derechos de Empleo y Reempleo de los Servicios Uniformados de 1994 (USERRA) es un estatuto amplio a favor de los empleados, que restringe significativamente el tratamiento de los empleados que realizan servicios protegidos por el estatuto. Proporciona tres categorías principales de obligaciones del empleador:

Alabama, Florida, Georgia, Luisiana, Mississippi, Carolina del Sur y Texas tienen leyes estatales basadas en USERRA que contienen requisitos específicos para el personal militar. La ley de Carolina del Norte también brinda protección a los miembros del ejército y la guardia nacional que deben ausentarse del trabajo para servir durante un desastre natural.

¿Qué categorías de trabajadores podrían estar protegidas por USERRA?

Además del personal militar llamado a servir en la respuesta federal a los desastres de los huracanes, la Ley de Preparación y Respuesta al Bioterrorismo extendió las protecciones de USERRA a ciertos trabajadores de emergencia enviados para ayudar en desastres nacionales, incluidos aquellos empleados que actúan como personas designadas para respuesta intermitente a desastres tras la activación de el Sistema Médico Nacional de Desastres (NDMS), incluso si no son miembros de los servicios uniformados. Los programas NDMS incluyen DMAT (Equipo de asistencia médica en casos de desastre), DMORT (Equipo de respuesta operativa mortuoria ante desastres), VIC (Equipo del centro de identificación de víctimas), NVRT (Equipo nacional de respuesta veterinaria), NPRT (Equipo nacional de respuesta de farmacia) y NNRT (Equipo nacional de respuesta de enfermería). Equipo). Los miembros del cuerpo comisionado del Servicio de Salud Pública (PHS) también califican para la protección de USERRA, al igual que cualquier otra categoría de personas designadas por el Presidente como “servicios uniformados” en momentos de emergencia nacional.

¿Cómo sé si mis empleados están cubiertos?

Para establecer la elegibilidad USERRA, un empleado debe cumplir las siguientes condiciones:

En la medida en que los empleados no puedan cumplir con estos criterios, no calificarían para la protección de USERRA. USERRA cubre tanto el servicio voluntario como el involuntario. Si un empleado se ofrece como voluntario para el servicio y recibe órdenes que lo activan para el servicio, entonces el servicio está cubierto por USERRA aunque el empleado se haya ofrecido como voluntario. Si un empleado se ofrece como voluntario para servir en el esfuerzo de ayuda pero no se le ordena el servicio activo bajo ninguno de los programas federales descritos anteriormente, no califica para la protección de USERRA.

¿Cuánto tiempo después de que terminan de trabajar para NDMS los empleados tienen que regresar con nosotros?

Si un empleado trabaja para NDMS por un período de hasta 30 días consecutivos, debe regresar a trabajar durante el primer período de trabajo completo programado regularmente el primer día calendario completo después de completar el período de servicio y transporte seguro a casa, más ocho -horas de descanso. Si es imposible o irrazonable para el empleado regresar al trabajo dentro de este período de tiempo sin que sea culpa suya, entonces debe regresar al trabajo lo antes posible después del período de descanso de ocho horas. Si un empleado trabaja para NDMS por un período de 31 a 180 días, debe presentar una solicitud escrita o verbal de reempleo a más tardar 14 días después de la finalización del período de servicio. Si presentar la solicitud dentro de los 14 días es imposible o irrazonable para el empleado sin que sea culpa suya, entonces debe presentar la solicitud lo antes posible a partir de entonces. Si un empleado trabaja para NDMS por un período de 181 días o más, el empleado debe presentar una solicitud de reempleo a más tardar 90 días después de completar el período de servicio. Los plazos anteriores para presentarse a trabajar o solicitar reempleo se pueden extender hasta dos años para adaptarse a los períodos durante los cuales una persona estuvo hospitalizada o se recuperó de una lesión o enfermedad que ocurrió o se agravó durante un período de servicio militar o NDMS. .

¿Los empleados que participan en NDMS son elegibles para cobertura y continuación de atención médica?

Sí. Los empleados de NDMS tienen el mismo derecho de USERRA a elegir una cobertura de atención médica continua que el personal militar. Los empleados de NDMS también tienen derecho a restablecer inmediatamente la cobertura del seguro médico al regresar al trabajo.

Uno de nuestros empleados nos informó que quería ofrecerse como voluntario en el esfuerzo de ayuda tras el huracán y desde entonces ha estado ausente del trabajo. ¿Cuáles son nuestras obligaciones con respecto a este empleado?

Si el empleado no califica para la protección federal USERRA o una ley de licencia militar estatal o local, entonces usted no está obligado a brindar dicha protección. Sin embargo, pueden ser elegibles para la licencia FMLA o la ley estatal o para una licencia bajo alguna de sus otras políticas; verifique sus políticas y consulte con el empleado antes de tomar medidas.

3. BRINDAR ASISTENCIA A LAS VÍCTIMAS DE DESASTRES NATURALES

Nuestros empleados han perdido sus hogares y necesitan ayuda. ¿Hay algo que podamos hacer para brindarles asistencia?

Sí, hay al menos tres formas en las que puedes ayudar.

¿Es posible para nosotros crear un fideicomiso caritativo a través del cual los empleados puedan hacer contribuciones deducibles de impuestos para ayudar a otros empleados que sufrieron pérdidas durante la tormenta?

Sí, ahora es posible que un empleador establezca una fundación privada 501(c)(3) con el único propósito de brindar asistencia de socorro en casos de desastre a los empleados del empleador y sus familias (una “Fundación controlada por el empleador”). Una vez que establezca este fondo, todas las contribuciones son deducibles de impuestos para los donantes y todas las distribuciones están libres de impuestos sobre la renta para los destinatarios.

¿Cómo podemos crear una Fundación Controlada por los Empleadores?

Para evitar preocupaciones del IRS con respecto a los seguros privados, existen requisitos muy específicos que debe seguir para preservar las ventajas fiscales:

La mayoría de estos requisitos existen para garantizar que una fundación controlada por el empleador tenga un propósito puramente benéfico y no sea simplemente un beneficio adicional para los empleados ofrecido por el empleador. Si alguno de estos requisitos no se cumple, existe el riesgo de que las contribuciones para asistencia en casos de desastre no sean deducibles de impuestos para los donantes.

4. CUESTIONES DE SALARIOS Y HORARIOS

¿Debemos seguir pagando a los empleados que no están trabajando?

Según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), en su mayor parte la respuesta es “no”. Los requisitos de salario mínimo y horas extras de la FLSA se aplican a las horas trabajadas en una semana laboral, por lo que los empleados que no están trabajando generalmente no tienen derecho a recibir el salario. Sin embargo, algunas diferencias clave se aplican a los empleados asalariados.

Por supuesto, es posible que tenga la obligación legal de seguir pagando a los empleados según los términos de un contrato de trabajo, un convenio colectivo o alguna política o práctica que se pueda hacer cumplir como contrato. También es esencial evaluar las obligaciones de pago de salarios según la ley salarial estatal. Por ejemplo, muchos estados tienen reglas de pago por llamada que establecen un pago mínimo para cualquier empleado llamado a trabajar y otras obligaciones de pago de salario que podrían verse implicadas por circunstancias de emergencia.

¿Podemos cobrar el tiempo perdido por vacaciones y dejar saldos?

La FLSA generalmente no regula la acumulación y el uso de vacaciones y permisos. Los requisitos salariales para los empleados “de cuello blanco” exentos pueden implicar asignaciones de tiempo libre en diversas circunstancias. Sin embargo, una vez más, lo que un empleador puede, debe o no hacer en lo que respecta a las licencias remuneradas podría verse afectado por un contrato de trabajo, un acuerdo de negociación colectiva o alguna política o práctica que se pueda hacer cumplir como contrato o en virtud de un salario estatal o local. (donde hay un número cada vez mayor de requisitos de licencia remunerada). También debe considerar el aspecto moral de los empleados al dar ese paso.

A medida que nos recuperamos, ¿debemos seguir pagando horas extras además de nuestras otras cargas?

No existe una excepción de “emergencia” a la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) que lo exime de su obligación de pagar los salarios legalmente requeridos. A los empleados sujetos a la disposición de horas extras de la FLSA se les debe pagar horas extras a una tasa de al menos 1,5 veces su salario regular por todas las horas trabajadas más de 40 en la(s) semana(s) laboral(es) designada(s) de siete días.

A los empleados cubiertos por un acuerdo de negociación colectiva o algún otro contrato o entendimiento exigible se les puede adeudar más de lo que exige la FLSA. Quizás los términos de ese acuerdo o entendimiento relajen esos requisitos en situaciones de emergencia. Sin embargo, ningún “acuerdo” de este tipo puede anular los requisitos de la FLSA.

¿Puede un empleado ofrecerse como voluntario para realizar servicios de recuperación sin remuneración?

La FLSA no permite que los empleados trabajen "voluntariamente" para su empleador del sector privado con fines de lucro. Existen excepciones limitadas en las que dichos empleados pueden ofrecerse como voluntarios para eventos patrocinados por su empleador. Los empleadores que estén considerando cualquier tipo de servicios voluntarios no remunerados por parte de sus empleados deben evaluar cuidadosamente la legalidad de permitirlo.

¿Qué hacemos con los registros de tiempo perdido por trabajos ya realizados pero aún no pagados?

Si los únicos registros de horas trabajadas se pierden o no se pueden utilizar, entonces no existe una solución perfecta. Recree la contabilidad más precisa que pueda dadas las circunstancias. Luego, haga que los empleados afectados revisen, corrijan y confirmen los registros de tiempo recreados. Otro enfoque es hacer que cada empleado haga la mejor estimación posible de sus horas trabajadas. Debe obtener el reconocimiento por escrito del empleado de su mejor recuerdo y debe incluir la autorización del empleado que permite correcciones posteriores en el tiempo de trabajo y el pago en caso de que se disponga de información más precisa sobre las horas trabajadas. No espere a recibir esta información si puede reconstruir razonablemente el tiempo trabajado y, según la mayoría de las leyes estatales, a los empleados se les debe pagar puntualmente por el tiempo trabajado.

¿Cómo registramos el tiempo de trabajo de los empleados sin nuestros relojes electrónicos?

Los empleados pueden registrar todas las horas trabajadas mediante hojas de horas escritas a mano o por otros medios. Para garantizar la precisión, cada empleado debe ingresar su propio tiempo y registrar las horas reales en que comienza y finaliza su trabajo cada día laboral, preferiblemente incluyendo el almuerzo y otros descansos.

5. LEYES DE DESPIDOS Y CIERRE DE EMPRESAS

¿Tenemos alguna responsabilidad legal si nos vemos obligados a suspender operaciones sin previo aviso debido a la tormenta y sus consecuencias?

Probablemente no, siempre y cuando tome medidas para emitir la notificación adecuada tan pronto como sea posible. La Ley federal de Notificación de Ajuste y Reentrenamiento de Trabajadores (WARN, por sus siglas en inglés) impone una obligación de notificación a los empleadores cubiertos (aquellos con 100 o más empleados de tiempo completo) que implementan un “cierre de planta” o un “despido masivo” en ciertas situaciones, incluso cuando se ven obligados a hacerlo. hacerlo debido a un desastre natural o circunstancias comerciales imprevisibles. Es importante tener en cuenta que estos términos citados se definen ampliamente en las regulaciones de WARN y que no pretenden cubrir todos los despidos o cierres de plantas. Puede haber leyes estatales que también requieran notificación.

¿Qué exige la Ley WARN en casos de desastre natural?

En términos generales, los empleadores cubiertos deben proporcionar al menos 60 días calendario de aviso antes del cierre de cualquier planta cubierta o despido masivo (más tiempo según algunas leyes estatales). Afortunadamente, incluso en los casos en los que sus requisitos de notificación se aplicarían de otro modo, la Ley WARN federal proporciona una excepción específica "si el cierre de la planta o el despido masivo se debe a cualquier forma de desastre natural". Esta disposición se aplicaría claramente a los huracanes. Para calificar para la excepción, debe poder demostrar que el cierre de la planta o el despido masivo fue resultado directo del desastre natural. También debe avisar tan pronto como sea posible dadas las circunstancias, junto con una declaración que explique por qué no se proporcionó el aviso completo de 60 días, lo que en este caso obviamente estaría vinculado a la naturaleza imprevisible del huracán y sus consecuencias.

Cualquier aviso federal de ADVERTENCIA a los empleados afectados debe contener, como mínimo, la siguiente información:

Las regulaciones de WARN establecen que, si bien un desastre puede impedir la notificación completa o anticipada, usted aún debe dar dicha notificación, en la medida de lo posible, que contenga tanta información de la información anterior como esté disponible según las circunstancias, ya sea por adelantado o después del hecho de un empleo. pérdida causada por un desastre natural. Las leyes estatales pueden exigir que se proporcione información adicional a los empleados afectados.

Para los empleados que residen en la trayectoria inmediata del huracán, cualquier intento de notificarles será, en el mejor de los casos, difícil. Pero la ley sugiere que la notificación puede efectuarse mediante correspondencia escrita a su última dirección conocida. Además, los empleadores pueden proporcionar avisos electrónicamente si los empleados tienen acceso a correo electrónico.

¿Qué pasaría si nuestro negocio se viera afectado indirectamente por el huracán?

Las empresas que se ven afectadas indirectamente aún pueden beneficiarse de la excepción de “circunstancias comerciales imprevisibles”. Esta excepción está limitada en el sentido de que un empleador que se base en ella aún debe proporcionar “tanta notificación como sea posible, y en ese momento deberá dar una breve declaración de la base para reducir el período de notificación”. En otras palabras, una vez que esté en condiciones de evaluar el impacto inmediato del desastre en su fuerza laboral, debe proporcionar un aviso específico a los “empleados afectados” y ciertas agencias gubernamentales, junto con una declaración que explique la falta de proporcionar los 60 aviso de dos días, que en este caso obviamente estaría ligado al carácter imprevisible del huracán y sus consecuencias.

¿Qué pasa si mi fuerza laboral está sindicalizada?

En el caso de los empleados de la unidad de negociación, la notificación es mucho más sencilla, aunque es posible que también tenga el deber de negociar bajo la NLRA sobre los efectos de los despidos o terminaciones. Sólo necesitas enviar al representante sindical (recomendamos enviar aviso a los representantes sindicales locales e internacionales) la siguiente información:

Tenga en cuenta que los empleados afectados que no forman parte del sindicato tienen derecho a una notificación individual, como se analizó anteriormente. Además, algunos estados exigen una notificación individual a los empleados de la unidad de negociación.

¿Necesito enviar avisos a entidades gubernamentales?

Ya sea que sus empleados estén sindicalizados o no, el aviso también debe enviarse a la unidad estatal de trabajadores desplazados y al principal funcionario electo de la municipalidad local en la que reside la instalación afectada (recomendamos enviar el aviso tanto a los funcionarios de la ciudad como del condado). Ambos avisos deberán contener la siguiente información:

el nombre y dirección del lugar de trabajo donde se llevará a cabo la acción planificada, y el nombre y número de teléfono de un funcionario de la empresa con quien se contactará para obtener más información;

si se espera que la acción planificada sea permanente o temporal y, si se va a cerrar una planta entera, una declaración a tal efecto;

la fecha prevista de la primera separación y el calendario previsto de despidos (incluida la fecha o el período de 14 días durante el cual cada empleado será despedido o despedido);

los títulos de los puestos que se verán afectados y el número de empleados afectados en cada clasificación laboral;

una indicación de si existen o no derechos de choque; y

el nombre de cada sindicato que representa a los empleados afectados y el nombre y dirección del director electo del sindicato.

¿Realmente el gobierno hará cumplir esta ley ante una catástrofe?

Después de los huracanes, siempre es incierto hasta qué punto el Departamento de Trabajo se concentrará en hacer cumplir la Ley WARN. No obstante, la ley establece sanciones severas por incumplimiento, que incluyen hasta 60 días de salarios y beneficios atrasados, junto con una multa civil de hasta 500 dólares por día. Más importante aún, prevé una causa de acción privada en un tribunal federal, lo que significa que los empleadores pueden enfrentar demandas derivadas de la Ley WARN independientemente de la posición oficial de la agencia encargada de hacer cumplir la ley.

En consecuencia, le recomendamos que evalúe su situación actual para determinar si el desastre más reciente ha desencadenado un evento que califica según la Ley WARN en su organización. Si es así, avise a los empleados afectados con la mayor antelación posible según las circunstancias. En caso de duda, el mejor enfoque es trabajar con un abogado para llegar a una solución segura pero práctica a una situación potencialmente espinosa para muchos empleadores que se ven afectados por el desastre, ya sea directa o indirectamente.

6. CUESTIONES DE BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS

Las contribuciones a nuestro plan de pensiones y al 401(k) vencen en las próximas semanas. Debido al huracán, no podemos hacer la contribución o no podemos determinar cuánto se debe. ¿Qué podemos hacer?

Luego de una declaración presidencial de desastre mayor para partes de uno o más estados, el IRS, el USDOL y la Pension Benefit Guaranty Corporation (PBGC) emiten rutinariamente comunicados que prevén la extensión de varios plazos para los planes de pensiones y beneficios sociales de los empleados para las víctimas del desastre. desastre en los estados afectados. Por ejemplo, el USDOL ha emitido en el pasado declaraciones de que no buscará hacer cumplir las violaciones de ERISA por contribuciones tardías a planes de jubilación o depósito de contribuciones de empleados (incluidos los reembolsos de préstamos) para planes, patrocinadores de planes y empleadores ubicados en un condado. identificados para asistencia individual por FEMA debido a los efectos de huracanes importantes. Pero para ser elegible para el alivio, los patrocinadores del plan deben actuar de manera razonable, prudente y en interés de los empleados para cumplir tan pronto como sea posible según las circunstancias. Descripciones detalladas de las áreas de desastre y la ayuda otorgada están disponibles en los sitios web del IRS y USDOL.

Nuestro encargado de registros 401(k) o administrador bancario no está funcionando. ¿Cómo acceden los empleados a sus cuentas? ¿Dónde hacemos contribuciones al plan?

Usted tiene el requisito legal de enviar fondos al administrador/fideicomisario tan pronto como sea razonablemente posible y a más tardar el día 15 del mes siguiente a la nómina. Si el encargado de los registros no está funcionando, usted debe tomar medidas razonables para segregar los fondos en una cuenta separada para que los participantes solucionen este problema. Sin embargo, como se indicó anteriormente, el USDOL ha indicado en el pasado que no buscará hacer cumplir las violaciones de ERISA por el depósito tardío de las contribuciones de los empleados a un plan de jubilación dadas ciertas condiciones de huracán.

¿Qué pasa si no podemos cumplir con nuestros depósitos de impuestos sobre la nómina o presentar nuestro Formulario 5500 a tiempo debido al huracán?

En el pasado, el IRS ha emitido un alivio extendiendo la fecha límite para presentar el Informe/Declaración Anual del Formulario 5500 para planes de beneficios para empleados y otorgando una extensión de ciertos plazos de presentación para empresas e individuos ubicados en uno de los condados afectados por un huracán importante.

Si nuestros empleados ya no trabajan, ¿todavía tienen derecho a cobertura de seguro médico?

No necesariamente. Debe verificar el documento de su plan (si está autoasegurado) o comunicarse con la compañía de seguros (si está totalmente asegurado) para determinar cuánto tiempo los empleados que no están trabajando activamente pueden permanecer cubiertos por su plan de salud. Una vez que expire este período, debe cancelar la cobertura del seguro (a menos que la compañía de seguros o el plan autoasegurado acepte renunciar a sus disposiciones de elegibilidad) y enviar un aviso COBRA (consulte a continuación). Si su plan está autoasegurado y decide renunciar a las disposiciones de elegibilidad del plan, debe asegurarse de que se notifique a las aseguradoras de limitación de pérdidas y acepten cubrir los reclamos relacionados con los participantes que de otro modo no serían elegibles para la cobertura.

¿Qué sucede con la cobertura médica si los empleados no trabajan y no pueden pagar su parte de las primas?

En el curso normal de los acontecimientos, la cobertura médica cesará cuando ya no se paguen los montos de las primas. Sin embargo, se podrían tomar varias medidas que permitirían continuar con la cobertura.

En primer lugar, la aseguradora que proporciona la cobertura de salud puede continuar voluntariamente con la cobertura mientras se soluciona el desastre y el empleador vuelve a abrir sus puertas. Lo más probable es que pueda llegar a un acuerdo con la aseguradora que brinda cobertura médica para pagar la parte de las primas de los empleados para mantener la cobertura vigente (al menos temporalmente) y posiblemente hasta que pueda reabrir sus puertas. Sin embargo, cada situación será diferente, dependiendo de la aseguradora y de la relación entre el empleador y la aseguradora.

La red de médicos que utilizamos no funciona. ¿Cómo obtienen nuestros empleados servicios de salud?

Hay varias cosas que puedes hacer. Primero, consulte con su HMO o aseguradora para determinar si la organización ha designado reemplazos para los proveedores que no están funcionando. En muchos casos, es posible que pueda sustituir proveedores fuera de la red sin que los empleados incurran en costos adicionales. Varias aseguradoras pueden estar dispuestas a renunciar a las multas, deducibles o copagos fuera de la red y, en ciertos casos, pueden estar dispuestas a renunciar a las restricciones del plan, como las limitaciones en el reabastecimiento de recetas. Por ejemplo, en respuesta a un huracán severo en el pasado, a todos los farmacéuticos de Texas se les otorgó autoridad temporal para dispensar un suministro de medicamento para hasta 30 días (que no sea una sustancia controlada de la Lista II) incluso si no se podía localizar al prescriptor, según su discreción. Además, algunos proveedores de atención médica han permitido a los pacientes reponer los medicamentos antes de tiempo.

Si tiene una PPO que carece de especialidades o proveedores críticos, comuníquese con el proveedor o administrador de la PPO para ver si han encontrado reemplazos o para asegurarse de que estén dispuestos a renunciar a cualquier acuerdo de exclusividad que pueda existir. Si tiene empleados o dependientes que necesitan recetas críticas que no se pueden surtir en su área, comuníquese con el fabricante del medicamento. Muchos fabricantes ofrecen medicamentos gratuitos a quienes los necesitan. También puede comunicarse con FEMA al 1-800-621-3362 (o 202-621-3362) para ver qué servicios médicos críticos están presentes en su área y cómo se puede contactar a los proveedores.

Necesitamos enviar avisos COBRA a ex empleados, pero no sabemos dónde están o si sus casas han sido destruidas. qué hacemos?

En muchos casos, COBRA requiere el envío por correo de avisos y formularios de elección a la última dirección conocida. Para cumplir con este requisito legal, debe enviar avisos COBRA a la última dirección conocida de su empleado, suponiendo que no haya llamado para informar nuevas direcciones. Este esfuerzo debe realizarse incluso si sabe que el correo no se entrega y debe mantener registros para establecer este proceso. Se realizan actualizaciones diarias en el sitio web de los Servicios Postales de EE. UU. sobre la aceptación y entrega del correo en las áreas afectadas.

No hemos recibido ningún pago COBRA de un ex empleado. qué hacemos?

Debe proporcionar un período de gracia mínimo de 30 días para los pagos COBRA de ex empleados y sus dependientes. Puede proporcionar un período de gracia más largo si lo desea.

Recomendamos enviar una carta a la última dirección conocida del participante de COBRA para recordarle que falta un pago de prima y que la cobertura de COBRA se cancelará si no se recibe en breve. También deberá enviar un aviso de terminación a la última dirección conocida del participante si cancela la cobertura por falta de pago de primas.

Según el USDOL, el principio rector de los planes debe ser actuar de manera razonable, prudente y en interés de los trabajadores y sus familias que dependen de sus planes de salud para su bienestar físico y económico. En respuesta a los severos huracanes del pasado, el USDOL declaró que los fiduciarios del plan deben hacer adaptaciones razonables para evitar la pérdida de beneficios por falta de pago o respuesta oportuna a un aviso electoral, por ejemplo. Esto es para minimizar la posibilidad de que las personas pierdan beneficios por incumplimiento de los plazos preestablecidos debido al huracán. Sin embargo, cualquier extensión de los períodos de gracia o exención de los plazos de COBRA debe aclararse con su aseguradora o compañía de limitación de pérdidas.

Les hemos dicho a los empleados que envíen pagos COBRA a una dirección que ya no existe o que ya no recibe correo. qué hacemos?

Vaya a la oficina de correos y complete una tarjeta de reenvío comercial o visite www.usps.com y cambie su dirección en línea. En vista de esto, es posible que desee extender los períodos de gracia para garantizar que no se pierda la cobertura.

7. RELACIONES LABORALES

Nuestra fuerza laboral está sindicalizada. ¿Podemos cambiar unilateralmente los horarios de trabajo o las tareas de los empleados de la unidad de negociación en respuesta al huracán?

La Ley Nacional de Relaciones Laborales (NLRA) impone a los empleadores el deber de negociar de buena fe sobre temas obligatorios de negociación como salarios, horas y términos y condiciones de empleo. En términos generales, los empleadores que cambian unilateralmente estos artículos están sujetos a cargos por prácticas laborales injustas incluso en situaciones de emergencia, a menos que sus convenios colectivos dispongan lo contrario. Muchos contratos brindan flexibilidad al empleador para determinar las asignaciones de trabajo, la programación y los despidos. La primera autoridad para determinar sus derechos y obligaciones es el lenguaje de su propio convenio colectivo.

Tenemos una cláusula de “fuerza mayor” en nuestro contrato. ¿Cubre los daños causados ​​por los huracanes?

Posiblemente. Una cláusula de “fuerza mayor” es una disposición contractual que establece sus derechos y obligaciones en caso de una situación de emergencia creada por una fuerza natural imprevisible (o similar). Si un huracán activa la cláusula de fuerza mayor y qué efecto tiene esa cláusula en otras disposiciones del contrato variará significativamente según la naturaleza del empleador y el desastre natural en cuestión.

No existe ninguna cláusula de fuerza mayor en nuestro convenio colectivo. ¿Significa eso que todavía tenemos que cumplir con todas las disposiciones del contrato durante la crisis?

El deber general de negociar cambios en los términos contractuales puede suspenderse cuando exigencias económicas imperiosas obliguen a actuar con prontitud. La ley considera las “exigencias económicas imperiosas” como acontecimientos extraordinarios e imprevistos que tienen un efecto económico importante y que exigen que el empleador adopte medidas inmediatas mediante un cambio unilateral.

Aunque un huracán parece encajar en la descripción de una “exigencia económica apremiante”, sus efectos probablemente diferirán de un empleador a otro. En consecuencia, si bien una tormenta severa puede suspender el deber de negociar para un empleador cuya única instalación fue completamente destruida, no puede suspender ese deber para un empleador que ha perdido cuentas o contratos importantes como resultado. En la práctica, el curso de acción más seguro (y el que tiene más probabilidades de evitar litigios futuros) es notificar al sindicato en todos los casos, incluso si cree que su situación particular encaja en la categoría de “exigencia económica imperiosa”.

¿Con cuánta antelación debemos avisar al sindicato antes de realizar un cambio en nuestro contrato?

La ley exige que los empleadores notifiquen “adecuadamente” al sindicato cualquier cambio propuesto al convenio colectivo, para poder entablar negociaciones significativas sobre ese cambio cuando así lo soliciten. No existe una regla estricta sobre cuánto aviso es adecuado. Pero cuando un empleador puede demostrar la necesidad de un cambio rápido y el tiempo es esencial, un período de notificación de tan solo un par de días podría considerarse adecuado dadas las circunstancias.

Debido a los daños causados ​​por el huracán, nuestra empresa debe cerrar. ¿Tenemos que notificar al sindicato antes de hacer esto?

Un empleador tiene derecho a cesar sus operaciones y cerrar completamente su negocio sin negociar primero con el sindicato su decisión. Pero un empleador que decide cerrar su operación debe, no obstante, avisar adecuadamente al sindicato de su decisión y negociar los efectos de esa decisión si el sindicato solicita la negociación.

Si decidimos cerrar mi negocio como resultado de un huracán, ¿cuánto aviso tenemos que avisar al sindicato?

Usted debe avisar al sindicato con suficiente antelación para permitir una negociación significativa sobre los efectos de su decisión cuando así lo solicite. No existe una prueba clara para determinar cuánto aviso es suficiente y, dependiendo de las circunstancias, tan solo un par de días pueden considerarse suficientes. Recuerde que aún estará sujeto a las leyes estatales y federales aplicables con respecto a las notificaciones de cierre de plantas, como se analizó con más detalle anteriormente.

¿Cuál es nuestra obligación de negociación después de haber notificado al sindicato nuestra decisión de cerrar?

Una vez que se ha tomado la decisión de cerrar una empresa y se ha notificado adecuadamente al sindicato, usted debe negociar los efectos del cierre en los empleados a petición del sindicato. A modo de ejemplo, estos “efectos” pueden incluir:

Recuerde que es posible que su convenio colectivo ya prevea la continuación de algunos de estos beneficios en una situación de cierre de planta.

¿Qué sucede si cerramos el negocio por completo y luego volvemos a abrir una instalación nueva en otro lugar? ¿Todavía tenemos que negociar con el sindicato?

Reabrir el mismo negocio o uno similar en una fecha posterior podría resultar en el deber de negociar con los nuevos empleados (si, por ejemplo, una empresa utiliza intencionalmente un cierre comercial para evitar sus obligaciones de negociación). La ley puede imponer una obligación de negociación al nuevo empleador basándose en la teoría de que es el "alter ego" del empleador anterior, o si juntos constituyen un "único empleador".

Si bien es probable que evitar a los sindicatos sea la motivación de un empleador que decide cerrar su operación debido a los daños causados ​​por el huracán, el resultado podría ser el mismo. Si el siguiente empleador tiene propiedad, administración, objetivo comercial, clientes y supervisión iguales o similares, la ley podría imponer un deber renovado de negociar con el sindicato actual, e incluso exigir que la nueva empresa siga los términos de la negociación colectiva anterior. acuerdo. Muchos contratos tienen disposiciones específicas que cubren situaciones en las que el empleador traslada su negocio. En ese caso, prevalecerían las disposiciones del convenio colectivo.

Nos gustaría trasladar el trabajo que solía realizarse en nuestras instalaciones afectadas por el huracán a una de nuestras otras instalaciones. ¿Tenemos que negociar con el sindicato sobre eso?

Un empleador puede tener derecho a cerrar parte de su negocio y transferir el trabajo a otro lugar sin negociar esa decisión en circunstancias concretas, como se resume a continuación. Sin embargo, dichas decisiones deben basarse en una justificación económica legítima (en lugar de un deseo de reemplazar a los empleados sindicalizados por empleados no sindicalizados) y, en general, deben guiarse por el asesoramiento de un abogado dada la gravedad de las posibles medidas correctivas.

Al igual que con un cierre total, un empleador que decide cerrar parte de su operación y transferir el trabajo a otro lugar debe avisar con suficiente antelación para permitir una negociación significativa sobre al menos los efectos de esa decisión, previa solicitud. Tras la notificación adecuada, el sindicato tiene derecho a exigir que la empresa negocie los efectos de la decisión de cerrar una instalación y transferir el trabajo. La negociación de efectos puede incluir discusiones sobre temas como la indemnización por despido, la continuación de los beneficios y el derecho a cubrir puestos de trabajo en la nueva ubicación. En determinadas circunstancias limitadas (como cuando los costos laborales no son un factor directo ni indirecto en la decisión de reubicación laboral), el empleador puede evitar el deber de negociar sobre la decisión subyacente en sí. Tenga en cuenta también que su acuerdo de negociación colectiva puede abordar directamente una situación de cierre de planta o transferencia de trabajo.

8. DEMANDAS POR LESIONES PERSONALES Y COMPENSACIÓN PARA TRABAJADORES

Mis empleados sufren lesiones físicas y psicológicas por la exposición a sustancias peligrosas y el trauma de lidiar con las consecuencias del huracán en el trabajo. ¿Podrán demandar a la empresa por daños y perjuicios en los tribunales?

Generalmente, según la ley estatal, sus empleados estarán limitados a los recursos de compensación laboral si resultan lesionados como resultado de un accidente ocurrido en el curso y alcance de sus deberes laborales. Sin embargo, si sus lesiones son el resultado de una conducta deliberada o intencional (en lugar de accidental), probablemente tendrán derecho a demandarlo ante los tribunales por todas sus pérdidas reales (daños compensatorios), incluidos los daños por angustia mental y los daños punitivos. Más allá de esto, existen diferencias significativas en las leyes de los estados afectados por los huracanes.

¿Cómo puede mi empresa evitar ser demandada por lesiones laborales en los tribunales?

Utilice un cuidado razonable al realizar y supervisar cualquier asignación de trabajo en la que los empleados vayan a estar expuestos a circunstancias extremadamente desagradables o potencialmente peligrosas o impactantes. Planifique dicho trabajo cuidadosamente para proteger a sus empleados de cualquier peligro físico o circunstancia psicológicamente impactante que pueda anticipar en el desempeño de sus funciones. Proporcionar a los empleados que acepten realizar dichas tareas toda la ropa y equipo de protección necesarios para la seguridad o razonablemente deseables según las circunstancias. Cuanto más “descuidadas” o “imprudentes” parezcan sus acciones al asignar o supervisar dicho trabajo, más probable será que un tribunal de cualquier estado permita que un empleado presente una demanda por daños y perjuicios en los tribunales, en lugar de limitarse a los derechos de los trabajadores. recuperación de la compensación.

¿Debo pedir voluntarios cuando asigne tareas desagradables o potencialmente peligrosas?

Sí, recomendamos que los empleadores soliciten voluntarios para realizar dichas tareas cuando sea necesario. Advertir a los voluntarios en detalle sobre cualquier circunstancia peligrosa o desagradable que puedan esperar y exigirles que ejecuten exenciones totales, aprobadas previamente por el abogado, de cualquier responsabilidad que pueda resultar de su decisión de participar. Cualquier empleado que no esté dispuesto a firmar una autorización debe ser asignado a otras tareas.

9. LEY DE INMIGRACIÓN

¿Cómo completamos los formularios I-9 para personas desplazadas y sin documentos?

En el pasado, el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) ha brindado orientación sobre los documentos I-9 para contratar personas desplazadas como resultado de un huracán y sus consecuencias. El DHS tiene la autoridad para restablecer los procedimientos relajados I-9 que se introdujeron durante el COVID-19 basándose en su nueva regla propuesta que permitiría al gobierno considerar posibles “opciones alternativas para los procedimientos de examen de documentos”. Dichos procedimientos podrían implementarse como parte de una medida temporal para abordar una emergencia nacional declarada por el Presidente de conformidad con las Secciones 201 y 301 de la Ley de Emergencias Nacionales. Esta regla propuesta permitiría a los empleadores (o agentes que actúan en nombre de un empleador) alternativas opcionales para examinar la documentación presentada por personas que buscan establecer identidad y autorización de empleo con el fin de completar el Formulario I-9. Además, la “regla de recepción”

¿Qué sucede con los empleados con visas temporales que no pueden trabajar?

A la espera de una orientación específica del DHS, estos trabajadores probablemente serían tratados como si estuvieran en una licencia aprobada y no remunerada. Por lo tanto, no quedarían sin estatus por no trabajar durante el período de emergencia.

¿Debemos pagarle a un trabajador H-1B el salario indicado en la petición incluso si esa persona ahora no puede trabajar?

Si reduce el salario o las horas (o incluso cambia la ubicación del lugar de trabajo) de un trabajador H-1B, es posible que deba modificar su solicitud de visa H-1B. En el pasado, el DHS ha instruido a sus funcionarios a usar discreción al adjudicar casos que involucran fallas en mantener el estatus legal cuando dicha falla estaba relacionada con un huracán, por lo que es posible que tenga cierta libertad. Trabaje con su abogado de inmigración en cualquier situación de este tipo.

¿Qué sucede si no cumplimos con una solicitud relacionada con inmigración o con una fecha límite de respuesta?

En el pasado, el DHS ha permitido a las personas solicitar cambios de estatus o extensiones de estatus, incluso después de la expiración de sus estatus, cuando la demora se debe a un huracán. Asimismo, tanto el DHS como el USDOL han extendido plazos anteriormente y no han emitido denegaciones basadas en el abandono antes de la expiración del plazo ampliado.

¿Qué pasa con los casos que estaban pendientes en las Oficinas de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de las zonas afectadas?

A la espera de la evaluación de daños, puede asumir que todos los casos que estaban pendientes en las oficinas afectadas deberán volver a presentarse. Esto puede causar retrasos sustanciales en los permisos de trabajo, documentos de viaje y entrevistas de residencia permanente. USCIS se prepara para huracanes y tormentas tropicales cerrando temporalmente oficinas, si es necesario, en la trayectoria proyectada de cualquier tormenta. Si se cierra una oficina, o si las personas son evacuadas de sus hogares, USCIS reprogramará automáticamente todas las citas hasta un momento en que sea seguro reanudar las operaciones. Las personas pueden programar una cita de InfoPass en otra oficina de USCIS llamando al centro de contacto de USCIS.

10. REQUISITOS DE PRIVACIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO

¿Cuáles son nuestras obligaciones si funcionarios de seguridad nos contactan solicitando información de emergencia sobre la salud personal de uno de nuestros empleados?

Es posible que se le solicite que comparta información de salud protegida con proveedores para ayudar con el tratamiento o con trabajadores de socorro de emergencia para ayudar a coordinar los servicios. A menos que sea un proveedor médico o un plan de salud grupal patrocinado por su empleador, no está sujeto a las restricciones de privacidad de la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico (HIPAA). Sin embargo, solo debe hacer divulgaciones a personal autorizado, como funcionarios gubernamentales que actúen en su capacidad oficial, proveedores de atención médica u organizaciones oficialmente autorizadas como la Cruz Roja.

Incluso si no está sujeto a los requisitos de HIPAA, le recomendamos que trate toda la información médica como confidencial y le brinde las mismas protecciones que otorga HIPAA. Si es posible, debe obtener el permiso verbal o escrito de la persona para revelar su información antes de hacerlo. Si está incapacitado o no puede ser localizado, puede compartir información si hacerlo sería lo mejor para la persona. Siempre puede revelar información al personal autorizado sin permiso si es necesario para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente a la salud y seguridad de una persona o del público. Finalmente, puede compartir información con organizaciones como la Cruz Roja (que está autorizada por ley para ayudar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre) incluso sin el permiso de una persona si proporcionar la información es necesario para que la organización de socorro responda a una emergencia.

11. COMPENSACIÓN POR DESEMPLEO

¿Cómo podemos nosotros o nuestros empleados obtener información sobre las prestaciones por desempleo?

Debe buscar información sobre la elegibilidad por desempleo, períodos de espera, deducciones de beneficios debido al pago de vacaciones y cuestiones similares comunicándose directamente con los funcionarios de desempleo de su estado o visitando su sitio web para obtener más detalles:

Si mis empleados no son elegibles para recibir beneficios estatales de compensación por desempleo, ¿para qué otros beneficios son elegibles?

Una persona que no cumple con los requisitos de elegibilidad para la compensación por desempleo proporcionada por el estado puede ser elegible para recibir ayuda federal bajo el programa de Asistencia de Desempleo por Desastre. Este es un programa federal dependiente del Departamento de Trabajo y administrado por el estado. Proporciona asistencia financiera a personas que han perdido su trabajo o negocio como resultado directo de un desastre mayor declarado por el Presidente y que no son elegibles para recibir beneficios regulares del seguro de desempleo.

Conclusión

Para obtener más información, comuníquese con su abogado de Fisher Phillips, los autores de esta Información o cualquier abogado de nuestros equipos de práctica relevantes: seguridad en el lugar de trabajo, licencias y adaptaciones de los empleados, beneficios e impuestos de los empleados, salarios y horarios, relaciones laborales, inmigración o seguridad de datos. y Privacidad en el lugar de trabajo.

803.740.7692

813.769.7513

949.798.2127

610.230.2132

908.516.1062

404.240.4285

228.822.1440

803.740.7702

504.592.3801

713.292.5607

803.740.7652

954.847.4719

503.205.8095

202.978.3084

404.240.5842

704.778.4164

404.240.4269

949.798.2170

858.597.9622

TABLA DE CONTENIDO1. CUESTIONES DE SEGURIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO¿OSHA relajará la aplicación de sus diversas normas de seguridad en el lugar de trabajo debido a la interrupción masiva asociada con un huracán?¿En qué momento los empleados son más vulnerables?¿Puede un empleado negarse a trabajar por motivos de seguridad relacionados con el huracán?¿Cuáles son algunos de los peligros de seguridad específicos de los huracanes que debemos tener en cuenta al comenzar la limpieza?¿Hay áreas con más probabilidades que otras de ser citadas por OSHA?¿Necesito vacunar a mis empleados contra diversas enfermedades?¿Hay recursos adicionales que recomendaría revisar?2. BAJAS DE EMPLEADOS¿Deberíamos proporcionar licencia familiar y médica en situaciones relacionadas con huracanes? Uno de mis empleados ya estaba de licencia FMLA en el momento en que tuvimos que suspender las operaciones. ¿Cómo debemos manejar la licencia ahora? Varios de nuestros empleados han sido llamados a servir como trabajadores de socorro para ayudar con la devastación del huracán. ¿Leyes como USERRA los protegen como lo harían con los miembros de la Guardia Nacional, los reservistas y otros miembros de los servicios uniformados?Prohibición de discriminaciónContinuación de los beneficios durante la licenciaDerecho al reempleo¿Qué categorías de trabajadores podrían estar protegidas por USERRA?¿Cómo sé si mis empleados están cubiertos?¿Cuánto tiempo después de que terminan de trabajar para NDMS los empleados tienen que regresar con nosotros?¿Los empleados que participan en NDMS son elegibles para cobertura y continuación de atención médica? Uno de nuestros empleados nos informó que quería ofrecerse como voluntario en el esfuerzo de ayuda tras el huracán y desde entonces ha estado ausente del trabajo. ¿Cuáles son nuestras obligaciones con respecto a este empleado?3. BRINDAR ASISTENCIA A LAS VÍCTIMAS DE DESASTRES NATURALES Nuestros empleados han perdido sus hogares y necesitan ayuda. ¿Hay algo que podamos hacer para brindarles asistencia?Planes 401(k) Distribuciones por dificultades económicasProgramas de permisos compartidosFundaciones benéficas¿Es posible para nosotros crear un fideicomiso caritativo a través del cual los empleados puedan hacer contribuciones deducibles de impuestos para ayudar a otros empleados que sufrieron pérdidas durante la tormenta?¿Cómo podemos crear una Fundación Controlada por los Empleadores?4. CUESTIONES DE SALARIOS Y HORARIOS¿Debemos seguir pagando a los empleados que no están trabajando?¿Podemos cobrar el tiempo perdido por vacaciones y dejar saldos?A medida que nos recuperamos, ¿debemos seguir pagando horas extras además de nuestras otras cargas?¿Puede un empleado ofrecerse como voluntario para realizar servicios de recuperación sin remuneración?¿Qué hacemos con los registros de tiempo perdido por trabajos ya realizados pero aún no pagados?¿Cómo registramos el tiempo de trabajo de los empleados sin nuestros relojes electrónicos?5. LEYES DE DESPIDOS Y CIERRE DE EMPRESAS¿Tenemos alguna responsabilidad legal si nos vemos obligados a suspender operaciones sin previo aviso debido a la tormenta y sus consecuencias?¿Qué exige la Ley WARN en casos de desastre natural?¿Qué pasaría si nuestro negocio se viera afectado indirectamente por el huracán?¿Qué pasa si mi fuerza laboral está sindicalizada?¿Necesito enviar avisos a entidades gubernamentales?¿Realmente el gobierno hará cumplir esta ley ante una catástrofe?6. CUESTIONES DE BENEFICIOS PARA LOS EMPLEADOS Las contribuciones a nuestro plan de pensiones y al 401(k) vencen en las próximas semanas. Debido al huracán, no podemos hacer la contribución o no podemos determinar cuánto se debe. ¿Qué podemos hacer? Nuestro encargado de registros 401(k) o administrador bancario no está funcionando. ¿Cómo acceden los empleados a sus cuentas? ¿Dónde hacemos contribuciones al plan?¿Qué pasa si no podemos cumplir con nuestros depósitos de impuestos sobre la nómina o presentar nuestro Formulario 5500 a tiempo debido al huracán?Si nuestros empleados ya no trabajan, ¿todavía tienen derecho a cobertura de seguro médico?¿Qué sucede con la cobertura médica si los empleados no trabajan y no pueden pagar su parte de las primas? La red de médicos que utilizamos no funciona. ¿Cómo obtienen nuestros empleados servicios de salud? Necesitamos enviar avisos COBRA a ex empleados, pero no sabemos dónde están o si sus casas han sido destruidas. qué hacemos? No hemos recibido ningún pago COBRA de un ex empleado. qué hacemos?7. RELACIONES LABORALES Nuestra fuerza laboral está sindicalizada. ¿Podemos cambiar unilateralmente los horarios de trabajo o las tareas de los empleados de la unidad de negociación en respuesta al huracán? Tenemos una cláusula de “fuerza mayor” en nuestro contrato. ¿Cubre los daños causados ​​por los huracanes? No existe ninguna cláusula de fuerza mayor en nuestro convenio colectivo. ¿Significa eso que todavía tenemos que cumplir con todas las disposiciones del contrato durante la crisis?¿Con cuánta antelación debemos avisar al sindicato antes de realizar un cambio en nuestro contrato? Debido a los daños causados ​​por el huracán, nuestra empresa debe cerrar. ¿Tenemos que notificar al sindicato antes de hacer esto?Si decidimos cerrar mi negocio como resultado de un huracán, ¿cuánto aviso tenemos que avisar al sindicato?¿Cuál es nuestra obligación de negociación después de haber notificado al sindicato nuestra decisión de cerrar? ¿Qué sucede si cerramos el negocio por completo y luego volvemos a abrir una instalación nueva en otro lugar? ¿Todavía tenemos que negociar con el sindicato? Nos gustaría trasladar el trabajo que solía realizarse en nuestras instalaciones afectadas por el huracán a una de nuestras otras instalaciones. ¿Tenemos que negociar con el sindicato sobre eso?8. DEMANDAS POR LESIONES PERSONALES Y COMPENSACIÓN PARA TRABAJADORESAlabamaFloridaGeorgiaLuisiana:Misisipí:Carolina del NorteCarolina del SurTexas¿Cómo puede mi empresa evitar ser demandada por lesiones laborales en los tribunales?¿Debo pedir voluntarios cuando asigne tareas desagradables o potencialmente peligrosas?9. LEY DE INMIGRACIÓN¿Cómo completamos los formularios I-9 para personas desplazadas y sin documentos?¿Qué sucede con los empleados con visas temporales que no pueden trabajar?¿Debemos pagarle a un trabajador H-1B el salario indicado en la petición incluso si esa persona ahora no puede trabajar?¿Qué sucede si no cumplimos con una solicitud relacionada con inmigración o con una fecha límite de respuesta?¿Qué pasa con los casos que estaban pendientes en las Oficinas de Servicios de Ciudadanía e Inmigración de las zonas afectadas?10. REQUISITOS DE PRIVACIDAD EN EL LUGAR DE TRABAJO¿Cuáles son nuestras obligaciones si funcionarios de seguridad nos contactan solicitando información de emergencia sobre la salud personal de uno de nuestros empleados?11. COMPENSACIÓN POR DESEMPLEO¿Cómo podemos nosotros o nuestros empleados obtener información sobre las prestaciones por desempleo?Si mis empleados no son elegibles para recibir beneficios estatales de compensación por desempleo, ¿para qué otros beneficios son elegibles?Conclusión